Qual o impacto da carteira de trabalho digital no RH?

A transformação digital está impactando todos os setores econômicos, inclusive o público. Uma das reclamações mais comuns é em relação à burocracia para resolver algum problema que envolve a esfera estatal. No entanto, o Governo está aderindo às inovações e buscando facilitar mais o relacionamento da sociedade civil e das empresas com ele. A carteira de trabalho digital é um exemplo disso.

Disponível desde 2017, a CTPS digital agora pode ser usada para a contratação de funcionários. Integrada ao sistema do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), ela vem para otimizar o processo operacional de admissão. Se você quer saber mais sobre como ela impacta o setor de Recursos Humanos, confira abaixo! Boa leitura!

O que é a carteira de trabalho digital?

A CTPS digital é um documento virtual com validade para a realização de contratações de funcionários. Ela é a versão atualizada da carteira de trabalho física, em um ambiente virtual. Foi desenvolvida pela Dataprev (Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência) e é disponibilizada por meio de um aplicativo.

Com ele, é possível acessar as informações da carteira física, como a identificação civil, vínculos empregatícios, benefícios e remunerações, além de constar detalhes como promoções e férias. Em 2017, na sua primeira versão, somente era possível usar a CTPS digital para consulta dos seus dados, sem nenhuma validade jurídica.

A partir de 2019, com a atualização do aplicativo e a sua integração ao eSocial, hoje é possível que as contratações sejam feitas dispensando-se a carteira de trabalho física. No entanto, a versão digital não tem validade como documento de identificação civil. Além disso, o Governo orienta que a CTPS física permaneça guardada na posse do titular.

Como funciona?

Com um viés inovador, fortalecendo a agilidade nas contratações e estimulando que as empresas mantenham funcionários registrados, a carteira de trabalho digital funciona por meio do aplicativo. Para isso, basta o usuário fazer o download do app da loja de serviços disponível no smartphone. É necessário informar somente o CPF.

Ao acessar o sistema, o profissional tem acesso às suas principais informações. E, com isso, pode acompanhar os lançamentos feitos pelo empregador. É uma ferramenta segura, que facilita muito as rotinas tanto para o departamento de admissão do RH como para o contratado.

O eSocial tem criado muitos processos online que estão otimizando o tempo de contratação, além de simplificar o procedimento, uma vez que o histórico do empregado está em uma base digital.

Problemas comuns

Como todo novo sistema, o aplicativo da carteira digital de trabalho enfrenta alguns problemas. O processo de migração das empresas para o eSocial ainda está em andamento. Então, pode ser que algum dado do empregado não esteja atualizado na base. Quanto a isso, não se preocupe. O Governo está empenhado e trabalhando continuamente na correção das informações.

Os dados que estiverem errados e forem referentes a períodos anteriores ao ano de 2019, a orientação é que o empregado aguarde, pois eles serão corrigidos automaticamente ou por meio de campanhas. Elas serão feitas por diversos canais e contarão com o apoio dos empregadores. Para correção de dados incorretos inclusos após a implantação da nova versão da CTPS, é preciso que a contratante faça a atualização das informações pelo eSocial.

Quais são os benefícios?

As vantagens da carteira de trabalho digital são muitas. Há benefícios tanto para o contratado como para o empregador. Do ponto de vista do empregado, agora, com o eSocial, ele tem o seu processo de contratação muito mais simples, dispensando uma série de documentos, inclusive a CTPS física. Basta informar o CPF (Cadastro de Pessoa Física) para que seja possível ao RH dar início à admissão do funcionário.

Além disso, os funcionários têm um ganho também em outros processos, além da contratação. No passado, para registrar as férias do colaborador, por exemplo, ele precisava se dirigir ao departamento pessoal da empresa e solicitar a marcação das férias na sua CTPS física. Hoje, isso não é mais necessário. O empregador faz esse lançamento pelo eSocial e o contratado acompanha todas as movimentações na palma da mão, com o aplicativo da carteira de trabalho digital.

Vantagens para o negócio

Os benefícios corporativos mais notáveis dessa novidade, com certeza, são a desburocratização do processo, a mobilidade e a otimização do tempo de contratação. Os processos seletivos costumam durar, em média, trinta dias e, antigamente, com o procedimento de envio dos documentos de admissão, a contratação do empregado demorava até sessenta dias. Com a versão online da CTPS, esse prazo reduziu-se bastante, podendo ser finalizado em uma semana.

Como a carteira de trabalho digital impacta o RH?

O eSocial e a carteira digital de trabalho estão promovendo uma revolução nas rotinas produtivas de Recursos Humanos. O departamento pessoal está ficando menos operacional, o que é um ganho significativo nos custos do setor. Com a automatização dos processos e a mobilidade disponibilizada, podendo fazer a contratação sem ter que movimentar funcionários para ir em órgãos públicos, por exemplo, o RH ganha muito em produtividade.

Essa inovação é uma das mudanças que está condicionando o setor de Recursos Humanos a um posicionamento cada vez mais estratégico para o sucesso dos negócios. Com a redução de rotinas operacionais, o RH consegue focar no desenvolvimento de planos de ações voltados para otimizar a gestão do seu capital humano.

Mudanças no setor

Na mesma época em que surgiu a primeira versão da carteira digital de trabalho, novas estratégias em gestão de pessoas passaram a ganhar espaço nos fóruns e eventos do setor. Alguns exemplos delas são o Employer Branding (marca empregadora) e o Employee Experience (experiência do colaborador), que tornam a empresa mais competitiva ao desenvolver, por exemplo, a gestão de benefícios.

O movimento já é nítido em grandes organizações: novos subsetores estão surgindo no departamento de RH, específicos para trabalhar esses exemplos de estratégias. Além disso, a área está cada vez mais atuando de forma analítica, usando técnicas de Business Intelligence para otimizar o gerenciamento dos recursos humanos. Um exemplo disso é a ascensão do People Analytics (análise de pessoas).

Como os funcionários podem obtê-la?

Uma ótima ideia é fazer uma campanha de comunicação informando para os seus colaboradores as novidades do eSocial. Você pode contar com o apoio da Comunicação Interna para desenvolver um conteúdo com o passo a passo para que os empregados saibam como obter a CTPS digital.

Nesse informativo, deve constar que, para adquirir a carteira digital de trabalho, basta que o empregado acesse a loja de serviços do smartphone e faça o download gratuito do aplicativo. Para sincronizar o app, é preciso informar somente os dados do CPF. Uma dica é anexar ao comunicado o tutorial publicado pelo Governo, que explica detalhadamente como funciona o sistema.

Com certeza, você percebeu como a carteira de trabalho digital vem para facilitar os processos operacionais do setor de Recursos Humanos. Ela é sinônimo de inovação e vem para agregar mais agilidade e desburocratizar as contratações. Isso é uma maneira de incentivar as empresas a contratarem mais profissionais e de forma registrada.