O eSocial vai acabar?

A fiscalização de informações trabalhistas e previdenciárias é de grande importância para a empresa e para os colaboradores. Por isso, novas ferramentas foram criadas ao longo do tempo, o que exigiu a adaptação dos negócios. Agora, a pergunta que paira no ar é uma só: o eSocial vai acabar?

Criado com a proposta de reunir as informações relevantes sobre as relações trabalhistas, o sistema se tornou o centro de uma extensa polêmica. Nas últimas semanas, declarações apontam para uma mudança drástica no rumo dessa plataforma.

Para não ter mais dúvidas, veja se o eSocial vai acabar e aproveite para conhecer todas as suas características.

O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Foi criado por meio do Decreto nº 8373/2014, com o objetivo de manter o governo informado sobre as informações referentes aos trabalhadores.

Ele centraliza os dados de vínculos trabalhistas, bem como aqueles ligados aos valores de contribuição e ao cumprimento das obrigações previstas em lei. Portanto, está relacionado aos encargos sociais da empresa.

Por que ele foi criado?

A criação do eSocial foi baseada em um aspecto principal: a consolidação das informações. Em vez de garantir o envio de informações por meio de múltiplas declarações, a ferramenta permite a centralização na plataforma.

Esse motivo, inclusive, ajuda a explicar outras razões secundárias. Ao entendê-las, é mais fácil reconhecer os esforços para a elaboração da ferramenta.

Digitalização

Em plena época de RH digital e de uso de tecnologia em diversas áreas, o governo também precisa se adaptar e se atualizar. A criação do sistema veio para atender a essa demanda e garantir que as informações passassem a circular de maneira moderna e mais eficiente.

Simplificação do envio

Por trazer novas obrigações, é comum a ideia que o eSocial mais complicou que ajudou. No entanto, a sua elaboração partiu da proposta de simplificação de envio. Com todas as obrigações em um só local, o envio é mais prático que ter que conhecer prazos e sistemas diferentes, por exemplo.

Redução dos erros

Quando as informações estão dispersas em várias declarações, é natural que ocorra um envio duplicado e desnecessário. A transferência de dados entre plataformas também afeta o desempenho, já que os erros se tornam comuns. A criação, portanto, teve a proposta de diminuir ocorrências desse tipo.

Cruzamento das informações

Por se tratar de um recurso digital, o eSocial empregador também favorece o cruzamento de dados por parte dos órgãos públicos. Isso ajuda a identificar possíveis falhas e inconsistências, o que é essencial para reduzir os riscos de sonegação e irregularidades.

Quais sistemas o eSocial substituiu?

O eSocial não substituiu sistemas específicos, porque ele é um recurso digital inovador nesse sentido. O que aconteceu é que ele reuniu certas obrigações e declarações em um só ponto, de modo que elas não precisem mais ser enviadas de maneira separada.

A divisão ocorre de acordo com os empregadores e as suas características. De maneira ampla, há a substituição para todos os seguintes registros:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

  • Livro de Registro de Empregados (para o registro eletrônico) e anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Dependendo das qualidades do negócio, podem surgir algumas obrigações extras e que passaram a ser incorporadas pelo sistema. São elas:

  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);

  • Guia da Previdência Social (GPS).

Quem está obrigado ao eSocial?

Teoricamente, todas as empresas com trabalhadores contratados são obrigadas a adotar o eSocial. No entanto, a implementação aconteceu de maneira gradativa, de acordo com o tamanho das empresas.

Em janeiro de 2018, a obrigação começou a valer para empresas com faturamento anual bruto acima de R$ 78 milhões. Na segunda fase, foram incluídos todos os negócios privados, com qualquer faturamento.

Tanto os optantes pelo lucro presumido quanto pelo Simples nacional passaram a ser obrigados a partir de julho de 2018. Para os microempreendedores individuais (MEI), o envio também se tornou obrigatório para os que têm um empregado.

Isso significa que, hoje, todas as empresas públicas e privadas já são obrigadas a utilizar a ferramenta, caso tenham profissionais contratados em seu quadro.

Como funciona o eSocial?

O funcionamento dessa ferramenta se baseia em um aspecto principal: a inclusão de informações sobre os vínculos trabalhistas, de acordo com os prazos e com as ações executadas. Apesar de o resumo ser simples, a atuação envolve alguns outros aspectos mais destacados. Veja quais são!

Obrigações acessórias e informações

Além das opções já citadas e “absorvidas” pela plataforma, o recurso envolve outras obrigações acessórias. É o caso de registrar e enviar a folha de pagamento, a Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) e assim por diante.

Também é obrigatório apresentar alguns dados específicos. Além da própria escrituração fiscal, há as informações sobre o vínculo trabalhista, as admissões e contratações, as horas trabalhadas, entre outros.

Inclusão e classificação dos eventos

Após reconhecer o que deve ser acompanhado, é o momento de adicionar os elementos corretos à plataforma. É praxe fazer o envio diariamente ou conforme cada caso acontece — até porque muitos têm o prazo de apenas um dia útil após uma ocorrência.

Os eventos são classificados de três modos: periódicos, não periódicos e de tabela. Os de tabela são os primeiros que devem ser lançados, pois incluem toda a identificação do empregador e dos vínculos trabalhistas.

Os periódicos são os que acontecem com regularidade, como o pagamento do vale-refeição e Contribuição Sindical Patronal. Os não periódicos são os que ocorrem sem regularidade, como a admissão, a demissão ou mesmo os treinamentos.

Envio das informações e geração das guias

Assim que as declarações forem preenchidas conforme mandam as obrigações específicas, é preciso enviar os dados. Como dito, cada obrigação acessória tem características específicas e demanda uma atenção quanto aos prazos — que costuma ser calculado pelo fato gerador ou por um período do mês.

O envio das informações deve ser complementado pela geração de uma guia de pagamento. Os cálculos das contribuições e das retenções são feitos automaticamente, o que melhora os resultados. Assim que obtiver a guia, é necessário fazer o pagamento dentro do prazo, para manter a regularidade do negócio.

O que acontece se as empresas não cumprirem os requisitos?

Por falar nisso, o descuido referente ao eSocial tem consequências negativas. Quando os requisitos não são cumpridos, o negócio se coloca em uma posição de irregularidade e sofre com isso. Portanto, o melhor é conhecer o que acontece ao não estar aderente a todas as obrigações.

Pagamento de multas

O principal impacto permanece como prevê a legislação. Diante da realização incorreta da escrituração das informações, há a cobrança de multas. O valor varia de acordo com a situação, o tamanho da empresa e até a reincidência.

O grande problema é que o valor costuma ser cobrado por funcionário. Então, ter um quadro maior de pessoas leva a grandes custos e que afetam o nível de lucratividade do negócio.

Desperdício de oportunidades

Não usar o eSocial corretamente impede que a empresa aproveite todo o potencial dessa ferramenta, inclusive para a organização. Mais que essa oportunidade, entretanto, muitos outros cenários são desperdiçados.

Sem a regularidade total sobre a questão trabalhista, a empresa fica em débito com os tributos federais e tem maior dificuldade para ter financiamentos ou realizar operações. Também não é possível participar de licitações ou mesmo executar certas ações.

Para completar, é algo que prejudica a imagem como empregadora e como marca. Isso afeta a percepção do público e até a contratação de novos profissionais, o que impacta outros processos.

Bloqueio do sistema

Outra grave consequência tem a ver com o funcionamento do sistema. Basicamente, o descumprimento das regras, como o pagamento de valores ou o envio de informações, pode impedir a inclusão de novos dados.

Até regularizar toda a situação, o negócio fica impedido de rodar novas folhas de pagamento, de pagar benefícios e de concluir novas admissões. Se, mesmo assim, as atividades forem feitas “por fora”, há um novo descumprimento da lei e um acúmulo de problemas.

Portanto, o descumprimento pode se transformar em uma bola de neve para a gestão dos vínculos trabalhistas e das informações gerais.

Como o RH deve se organizar para as fases do eSocial?

Antes de pensar se o eSocial vai acabar, ainda há mais uma questão para considerar sobre esse recurso: como se preparar para colocar tudo em prática. A ideia é entender como o planejamento estratégico de RH deve contemplar as escriturações e o envio de informações exigidas por esse modelo.

Quanto maior for o nível de organização, melhor tende a ser a capacidade de se adaptar às obrigações. Isso também ajuda a evitar as consequências de ficar de fora e permite até uma automação de RH, por assim dizer. A seguir, veja como fazer essa preparação.

Entenda as regras e determinações

O primeiro passo é indispensável para que nenhum ponto do eSocial seja ignorado. Ele envolve conhecer, profundamente, todas as regras e os aspectos obrigatórios para o envio e a classificação correta de informações.

O setor de RH precisa ser muito consciente sobre o seu papel e sobre o que deve ser executado. Somente desse modo é possível criar fluxos de trabalho consistentes e que atendem às demandas.

Inclusive, isso significa conhecer as atualizações e novas exigências que surgiram após a criação da ferramenta. Quanto maior for a consciência e a atualização sobre a questão, melhor.

Reveja e reorganize os processos

Em seguida, é o momento de o RH ter uma visão interna e organizada sobre todos os processos. É o caso de entender como são as rotinas de departamento pessoal e como é a integração com outros setores, como de Segurança e Medicina do Trabalho.

A intenção é identificar problemas e o que ainda deve ser feito. É o caso de definir a coleta de todas as informações exigidas, sobre todos os colaboradores. Com a criação de datas de entrega dos documentos, já é possível digitalizar as informações e fazer as devidas identificações.

Essa é a etapa crucial para se preparar para o uso da ferramenta. Somente com as informações certas e com processos alinhados a esse uso das informações que é possível ter sucesso.

Considere a integração de setores

O trabalho de organização do RH não pode ser isolado. Para cumprir todas as obrigações previstas pelo eSocial, é preciso contar com dados que não são obtidos apenas pelo setor. Por isso, é indispensável considerar a integração.

Manter contato com a área de contabilidade e de segurança e saúde do trabalho, por exemplo, ajuda a acertar nos números e nos dados não periódicos. Mesmo os times do RH devem trabalhar em união, para que o fluxo de dados siga em direção ao preenchimento dos campos de cada declaração.

Transforme a cultura organizacional

A atuação não deve estar restrita ao RH. Embora ele seja uma peça de grande relevância, também depende do funcionamento do restante da empresa. Por isso, é preciso fazer com que a cultura organizacional comporte essa mudança no trato das informações.

A ideia é demonstrar para todos qual é a importância do eSocial e mesmo como ele pode ajudar o negócio. Também é preciso demonstrar como cada um pode participar, como os colaboradores que devem informar sobre a mudança de certos dados. Com a colaboração de todos, a atuação se torna mais efetiva e gera os resultados desejados para a implementação do recurso.

O eSocial vai acabar?

Em julho de 2019, o então secretário da Previdência e Trabalho, Rogério Marinho, foi taxativo ao sugerir que o eSocial vai acabar. A sugestão aconteceu durante as discussões sobre a Medida Provisória da Liberdade Econômica (881), que se transformou em lei após sanção presidencial.

O principal argumento de Marinho é que o eSocial vinha para simplificar a vida das empresas, mas acabou por complicar a rotina. O motivo seria a exigência de centenas de informações, muitas das quais seriam desnecessárias.

Após a criação do sistema, por exemplo, foi aprovado que o CPF serviria para “concentrar” diversas informações pessoais. Então, a exigência de certos dados dos trabalhadores, como RG, título de eleitor e NIS, seria desnecessária.

Ao mesmo tempo, ainda é incerto dizer se o eSocial vai acabar, de maneira definitiva. O que se sabe é que a modalidade, da forma como tem sido feita, vai ser totalmente reformulada. Então, é possível esperar uma mudança completa na plataforma, no funcionamento e em suas características essenciais.

Por que a plataforma vai acabar?

Como visto, a maneira de funcionamento do eSocial, atualmente, é a principal responsável pelo seu encerramento. A questão é que, em alguns casos, são exigidas cerca de 900 informações sobre os colaboradores, o que torna a rotina mais complicada. Além disso, nem todos os dados são úteis.

Mas a preocupação e a justificativa vão além. Outro ponto que explica por que o eSocial vai acabar é que, teoricamente, informações confidenciais dos profissionais seriam compartilhadas com o governo. Sob a alegação de privacidade, muitos têm questionado as exigências no preenchimento.

Além disso, não existe uma divisão de obrigações entre grandes e pequenas empresas. Uma organização com apenas 50 funcionários precisa enviar a mesma quantidade de dados que uma com 5000 colaboradores. Como a obrigação ainda se estende aos empregadores domésticos, a necessidade de simplificação é uma questão bastante trabalhada.

Quais serão as mudanças previstas?

Embora as declarações dos membros do governo demonstrem que soluções já estão em desenvolvimento, ainda não foram revelados detalhes como o que acontecerá, já que o eSocial vai acabar.

A ideia inicial consiste em passar a escrituração digital para dois sistemas separados — e ambos prometem ser mais simples. A ideia é que eles se comuniquem e permitam que as informações trocadas evitem duplicatas. Além disso, a promessa é de uma transição suave, sem que as empresas percam aquilo que já fizeram, em termos de adequação às exigências.

Os dois sistemas seriam integrados em pontos diferentes: um estaria ligado à Receita Federal e o outro estaria associado aos dados previdenciários e do trabalho. Outro ponto tem a ver com a diferença entre as organizações. A ideia é criar um ambiente completo para grandes negócios, enquanto os pequenos e médios teriam acesso a uma alternativa simplificada.

Ao mesmo tempo, ainda não há informações concretas sobre qual será o nível de simplificação. Ou seja, é impossível saber quais serão os campos exigidos e como as informações serão trabalhadas, de fato.

De qualquer forma, é algo que promete atender às reivindicações de muitas empresas, que pediam mais prazo para a adaptação e mesmo uma simplificação do processo de escrituração.

Quando serão lançados os sistemas?

Como os sistemas ainda não foram anunciados, também não existe um calendário definitivo. O que se sabe é que, com a ideia de que o eSocial vai acabar, Marinho desejava a suspensão imediata. No entanto, ficou acordado que o processo ainda teria alguns meses para acontecer.

Inicialmente, o lançamento dos dois sistemas está previsto para janeiro de 2020 — provavelmente, no final do mês. Assim que forem disponibilizados para os empregadores, já darão início à transição na forma de compartilhar as informações.

Até lá, entretanto, todas as empresas devem continuar a realizar o envio do eSocial. Somente quando o governo anunciar a mudança definitiva é que é possível “suspender” e trocar o uso da plataforma.

Como o RH deve se preparar?

Já que a ideia é que o eSocial vai acabar, da maneira como é conhecido hoje, então o RH deve começar a se preparar desde já. Embora algumas informações ainda sejam vagas ou conflitantes, já é possível — e necessário — elaborar um planejamento para esse processo.

Quanto maior for a antecipação nesse sentido, maiores são as chances de que o processo aconteça de maneira tranquila e longe dos principais erros. Para não ter dúvidas, veja como se preparar corretamente.

Mantenha o envio do eSocial

Não custa reforçar: a obrigação do eSocial vai acabar apenas quando o governo marcar uma posição definitiva sobre isso. Embora o sistema já esteja passando por mudanças de layout e por atualizações, as novas ferramentas ainda não estão disponíveis.

Já que a plataforma não está suspensa, o RH deve continuar a preencher todas as informações e obrigações, de acordo com o que manda a lei. Do contrário, haverá a situação de irregularidade e até a dificuldade para se integrar à nova ferramenta simplificada.

Tenha o apoio de um contador

Ainda que o eSocial seja uma obrigação principal do setor de RH, é preciso ter o apoio de quem mais entende das mudanças da lei. Por isso, o suporte oferecido por um contador é importantíssimo para chegar ao sucesso.

Desde já, mantenha a integração do setor com a área contábil, até para acompanhar as novidades, os prazos e as definições. A ideia é compreender quais são os aspectos de relevo e até se antecipar às mudanças.

Assim que tudo for anunciado e ficar confirmado que o eSocial vai acabar, a ajuda contábil garante uma atuação bem estruturada.

Contrate a tecnologia certa

Em pleno ambiente de RH 4.0, é essencial contar com a tecnologia. Além de isso automatizar ações e melhorar a efetividade, é indispensável para o envio de informações digitais, como no caso do eSocial.

Com a mudança definitiva da plataforma, é ainda mais relevante ter o apoio da tecnologia no RH. Para evitar retrabalhos no futuro, considere contratar uma ferramenta tecnológica, desde que ela seja comprometida com as mudanças no futuro.

Ao adicionar as informações no sistema, é possível fazer o backup e importar para os futuros sistemas, por exemplo. Além disso, as atualizações de um sistema de gestão poderão ajudar nessa transição.

Prepare o setor para uma revisão de processos

Mesmo ao tentar cobrir todas as bases, a notícia de que o eSocial vai acabar pode mudar diversas configurações do fluxo de informações. Com menos dados, será preciso “limpar” as informações e deixar apenas o que realmente importa. Para tanto, vale a pena já se preparar para uma revisão de processos.

Assim como ela foi necessária para implementar a plataforma, ela será usada para a nova migração. Já elabore um planejamento para conferir os pontos essenciais e usar o conhecimento de maneira estratégica. Desse modo, as chances de sucesso se multiplicam.

Diante da informação de que o eSocial vai acabar, da forma como conhecemos, já é importante se preparar. Com as ações corretas, o time de RH consegue aproveitar melhor as oportunidades e mantém o negócio sempre em dia com as suas obrigações.