Gestão do Tempo e Autodisciplina

Tenho percebido uma crescente demanda de apoio para gerenciamento do tempo e, para a minha surpresa, a questão principal não está em não saber se organizar, mas sim em manter uma boa disciplina para seguir a rota traçada, com uma metodologia escolhida para gerenciar as atividade e entregas, tanto pessoais como profissionais.

É fato que quanto mais longo o prazo das nossas entregas, mais desafiadora é a gestão. Além disso, quanto mais complexa a ferramenta escolhida, mais tendemos a nos perder no acompanhamento. Sendo assim, devemos lembrar que “menos é mais”.

Algumas sugestões para quem deseja acabar com aquela sensação de que “nadou, nadou, nadou, mas… não chegou a lugar algum”:

  1. Organize a sua agenda de compromissos antes de iniciar a semana, listando todas as atividades que exigirão seu tempo, pois assim você tem uma visão mais clara de como está o seu dia a dia e consegue fazer as adequações que podem aumentar a sua produtividade.
  • Não jogue a sua “to do list” ou lista de tarefas na agenda, junto com as reuniões, para não se perder. Duas dicas:

a. Escolha uma ferramenta de planejamento semanal que te ajude a organizar suas tarefas. São os famosos “planners”. Analise o que melhor se adequa ao seu perfil. Se você é mais high tech, existem diversas opções, gratuitas ou pagas, que você pode utilizar (Trello, Creately, Quire, Asana, Taskboard, Wunderlist, Dreamie Planner…). Se você é mais old school e não abre mão do bom e velho papel, as opções são enormes também.

b. Reserve, diariamente, pelo menos 1 hora do seu dia para trabalhar na sua lista de tarefas do dia (este tempo vai para a sua agenda bloqueando o momento em que se dedica a isso). Verifique se faz sentido fracionar este trabalho ao longo do dia ou colocar um horário fixo. Este é o momento de esvaziar a caixa de e-mails, resolver pendências, contatar pessoas, dar vazão às decisões tomadas nas reuniões das quais participou (afinal, reuniões devem gerar decisões, responsáveis e prazos. Se assim não for, podemos chamá-las de perda de tempo, simples assim).

3. Verifique se em todos os compromissos agendados a sua presença é obrigatória ou pode ser delegada. Este é um exercício super desafiador quando temos normalmente pensamentos do tipo “ninguém vai entender isso”, “não tem ninguém que faça melhor”. Traduzindo: uma tendência interna à centralização (mas isto é papo para outro post). Lembrando que delegar, não é delargar! Ou seja, requer acompanhamento.

4. Seja realista quanto ao tempo que vai reservar para seus compromissos e atividades. Subestimar ou superestimar traz a sensação de frustração e a tendência a achar que o planejamento não serve para nada.

5. Comece adicionando ao seu planejamento aqueles compromissos inflexíveis e com prazo bem definido.  Na sequência, você inclui os demais trabalhos que precisa dar conta.

6. É importante também criar uma lista de follow up (acompanhamento) das atividades que você delegou, incluindo os respectivos prazos. Isto facilita a sua gestão da equipe e dos parceiros.

7. Fechou o planejamento e ainda tem tempo disponível? Identifique aquelas atividades que por algum motivo você deixou de realizar e inclua no seu plano.

8. O MAIS IMPORTANTE: CONSULTE O SEU PLANEJAMENTO AO LONGO DA SEMANA! De nada adianta um super planejamento se não o seguimos. No início é um grande desafio implantar esta disciplina, principalmente se estamos acostumados a nos permitir sermos atropelados a todo tempo pelas urgências do dia a dia (e nada de tentar me convencer de que o seu trabalho é assim mesmo).

9. No final da semana, consulte sua agenda semanal e avalie como foi o seu progresso. Isto é importante para identificar o que impactou e/ou contribuiu com o seu avanço. Todos passamos por uma curva de aprendizagem, então paciência também será um atributo importante nesta jornada.

Ufa! Parece muita coisa, mas depois que começamos a praticar vira hábito e entra na rotina. O grande desafio é trabalhar a nossa autodisciplina, porque aprender a planejar… dos males o menor!

Ficou com dúvidas? Quer adicionar novas dicas? Precisa de ajuda com este tema? Comenta aí!

Artigo escrito por Emile Machado • Franqueada RHF Talentos Unidade São Paulo

Deixe um comentário