Um dos conceitos mais interessantes sobre o qual refleti recentemente foi o conceito das três esferas de gestão do nosso tempo: tarefas importantes, urgentes e circunstanciais.
Já havia acessado diferentes abordagens no passado sobre gestão do tempo e talvez por ter o hábito de controlar muito o meu próprio tempo, não me senti sensibilizada por nenhuma delas. E é óbvio que esta autorreflexão não foi feita de forma holística. Por isso, vamos ampliar a nossa perspectiva.
O que são tarefas importantes?
São aquelas ações planejadas, relevantes, com prazo definido e cujas consequências nos impactarão no curto, médio ou longo prazo. Ou seja, elas nunca são urgentes. Aqui se encaixam os nossos momentos de planejamento pessoal, o nosso lazer, reuniões de trabalho focadas, execução de metas.
Já as tarefas urgentes são imprevisíveis, geram alta pressão e estresse. Se observarmos o nosso dia a dia, perceberemos que focamos muito em nossas tarefas urgentes e negligenciamos as tarefas importantes que tenderão a perder seus prazos e se tornar urgentes. Passamos a ser gerenciadores do caos e a carregar aquela sensação de trabalhar muito e produzir pouco ou quase nada.
Para esta percepção da relação entre “urgente e importante”, me concedam um daquele momentos de eureca pessoal, pois realmente me dei conta de que se uma tarefa é importante, ela não é urgente e se ela é urgente não tem como ser importante. Ou seja, não há cruzamento entre as esferas do tempo.
Em muitos momentos já me peguei classificando tarefas como importantes e urgentes simultaneamente, mas para que uma seja importante é imprescindível que tenhamos prazo e controle sob a sua execução. A urgência, normalmente, já traz aquele prazo conhecido como “para ontem”, ou seja, mal chegou e já estamos atrasados. São os pedidos de última hora, o relatório que é solicitado sexta no final do dia para entregar na segunda, mudanças de rumo inesperadas e tudo aquilo que precisamos executar mas não planejamos previamente.
Mas nem toda urgência surge como uma demanda externa. As vezes nós transformamos coisas importantes em urgentes! Quantas vezes seu líder te delegou uma atividade e pediu um prazo de entrega e você prontamente propôs um prazo no impulso, mas após conhecer melhor a demanda entendeu que aquele prazo não era possível? E para piorar, para não “ficar mal na foto” com o líder, quantas vezes você não repactuou o prazo e tentou executar assim mesmo no estilo “Missão Impossível”?
E quando recebemos uma atividade para ser entregue daqui a duas semanas e por não estarmos dispostos, não darmos a devida atenção, não incluirmos na nossa lista de tarefas ou até mesmo pelo fato dela ser tão chata, ficamos procrastinando até que nos vemos às vésperas da entrega fazendo das “tripas coração” para dar conta daquilo que agora atende pelo nome de urgente?
Voltemos para a última esfera da gestão do tempo, as chamadas coisas circunstanciais, ou seja, atividades desnecessárias ou que realizamos com exagero, tais como uso do smartphone, spams, excesso de tempo na tv, nas redes sociais e por aí vai. Eles são os criadores de potenciais urgências.
Depois de toda essa reflexão, refiz um assessment de gestão do tempo e descobri diversos pontos de melhoria e tarefas que preciso executar para proporcionar um maior equilíbrio em minha vida, pois 40% do meu tempo estava focado em coisas importantes, 35% em urgências e 25% em coisas circunstanciais. Ou seja, a distribuição do meu tempo está focada em apagar incêndios e gerar incêndios.
O reequilíbrio desta balança depende única e exclusivamente de cada um de nós. Assim sendo, é importante que redefinamos nossas prioridades, reavaliemos nossas ações e tracemos tarefas claras e assertivas que nos direcionarão para os nossos objetivos. Coloquei como meta pessoal alcançar 70% do tempo focada em coisas importantes, 20% em urgências e 5% em circunstanciais. Meta Arrojada? Talvez… Vou descobrir com o tempo e compartilho com você, mas posso adiantar que só o desejo de reverter o quadro já provocou uma revolução no meu dia a dia.
E você? Como está a distribuição do seu tempo?
Artigo escrito por Emile Machado • Franqueada RHF Talentos Unidade São Paulo